按照要求代表总经理与政府机构/特殊贵宾/业主公司建立牢固的关系，就酒店相关事宜与其保持紧密联系。 查看会议计划安排、团体活动和到店的VIP客人，和相关部门商讨相关细节安排。 在酒店的日常营运中，确保相关部门遵守并贯彻落实当局制定的所有规定和程序。 招待来访酒店或参加酒店活动的当地政府高级官员/代表/特殊贵宾/业主公司的领导。 为总经理提供行政方面的协助，并确保行政职能相关的酒店政策方针、标准和程序的执行。 阅读和传送邮件。 为总经理需要答复的文件信函查找并添加正确的文件。 打印、归档并维护所有有关行政办公室的私人和机密事件。 建立和维护有效的文件系统，能够快捷的查找文件和电子档案。 确保所有文件的及时更新。 Ensures all files are kept up to date at all times. 为总经理准备会议所需的相关材料，包括：每日营运会议、行政委员会会议、部门会议和其他会议。 维护和更新总经理每天的正式活动及会议安排，并对会议和活动持续追踪。 提醒总经理所要参加的所有重要约会/会议或活动。 协助部门建立完善并且维护部门营运手册，部门营运手册应当反映出酒店政策和程序以及工作过程和标准。确保每年进行回顾，反映出改变。 及时上交管理部门及当局政府要求的所有报告。 接听电话并给予来电者以正确的信息，或者为来电者转接正确的人员，并拨打电话。 根据要求维护和更新协议公司/政府的联系方式。 接待来访者，了解拜访目的，并将来访者引荐给总监或相关的人员。 编辑并打印各类报表。 复印来往信件或打印文件。 准备对外信件。 打印，做笔录及会议纪要，草拟、归档、跟进、书写信件。 维护部门时间记录和日程表。 监管并维护行政办公室工作区域的整洁有序。